6 tipov ako zefektívniť prácu s e-mailami

ZDROJ | Lifehacker

Dnes už takmer každý prijme množstvo elektronickej pošty do svojej e-mailovej schránky. Dlhoroční používatelia si už asi našli spôsob ako sa v tom všetkom nestratiť, no ani pre nich tieto rady nebudú bezpredmetné.

Možno využitím populárnych štítkov alebo aj prepracovaným časovým manažmentom ste si zefektívnili pracovný čas. Verím, že nasledujúce rady a tipy vám pomôžu posunúť túto každodennú aktivitu ešte o kúsok bližšie k dokonalosti.

Jasne stanovené hodiny

Začneme hneď spomínanou organizáciou času. Dotazník z roku 2015 vyplnený 2 000 zamestnancami z neďalekých Britských ostrovov len potvrdil, čo bolo už dávnejšie predpokladané.

Ako povedal Richard MacKinnon, jeden z týmu vedcov: „Náš výskum vyobrazil email ako dvojsečnú zbraň“. Chcel tým povedať, že síce je nutné kontrolovať elektronickú schránku, no ak sa jedná o pracovnú poštu, nemali by sme si ju ťahať domov.

Ľahko sa to píše, no pravdou je, že ani doma sa takto nezbavíme stresu a napätia z možných negatívnych správ.

Zefektívniť prácu s e-mailami-14
ZDROJ | Neurona

Poznať svoje hranice

Nie je nutné mať za prvoradý cieľ schránku bez neprečítanej pošty. Podľa štúdie z roku 2010 vykonávanej na 26 zamestnancoch bolo jasne preukázané, že skôr dosiahnete väčšiu efektivitu v práci s jasne určenými hranicami.

Takto sa vyhnete aj zbytočným sklamaniam a naopak získate mnohé menšie úspechy vďaka úlohám, ktoré ste schopní každodenne splniť.

Zefektívniť prácu s e-mailami-12
ZDROJ | Gizmodo

Radšej viackrát prečítať, ako potom ľutovať.

Slovenčina nepatrí medzi najjednoduchšie svetové jazyky, avšak ako občania Slovenska by ste mali ovládať aspoň základné pravidlá pravopisu. S mnohými ďalšími vám už dokáže pomôcť aj inteligentný softvér.

Aj v tomto prípade tip vychádza zo štúdie z roku 2010. Výskum preukázal významné zhoršenie reputácie kvôli zbytočným chybám v mailovej komunikácii.

Priatelia či rodinní príslušníci vám určite odpustia menšie chybičky, no jednoznačne na profesionálnej úrovni vás za to kolegovia nepochvália.

Pozrite siProtonMail: klient disponujúci šifrovaním mailovej komunikácie

E-mail

Menej je niekedy viac

Zozbierané dáta z približne 16 miliárd anonymných správ poukazujú na dĺžku odpovedí. Vo väčšine prípadov krátka no výstižná otázka dostala odpoveď v podobnom rozsahu.

Predovšetkým vďaka tejto metóde sa vaša komunikácia stane prehľadnejšou a znovu použiteľnou aj po pár týždňoch.

Nezabúdajte na sústredenosť

V súvislosti s touto radou bolo vykonaných zopár štúdií, avšak práve tá z roku 2002 zistila to najdôležitejšie. Výskum založený na zvykoch 16 zamestnancov po dobu 28 dní meral čas, za ktorý sa jednotlivec opäť dostane do stavu plného sústredenia po určitom vyrušení.

Priemerne až 64 sekúnd je potrebných na opätovné sústredenie po kontrole mailovej schránky.

Pozrite siGmailify – funkcie Gmail aj bez @gmail.com

Naplánovanie pravidelných prestávok

Posledný bod priamo súvisí s prvým. Výskum z roku 2015 zameraný na vplyv prestávok na každodenný stres nepriniesol nič prevratné, no stále nedodržiavané. Presne určený čas prestávky počas pracovného týždňa významne zmenší množstvo vyprodukovaného stresu a zároveň prispeje k lepšej organizácii dňa.

Verím, že aplikovaním aspoň jednej z týchto rád sa zefektívni váš pracovný čas a zníži sa počet stresových situácií.

LG Tab Book Tablet lifestyle photo
ZDROJ | LG

ZdrojGizmodo

Komentáre k článku