11 tipov ako byť efektívnejší s Excelom od Microsoftu

ZDROJ | Sony

Po úspešných článkoch zameraných na rady a tipy pre Microsoft WordOutlook a PowerPoint pokračujeme v sérii s nielen ekonómkami obľúbeným programom Microsoft Excel.

Ešte pred prvým bodom je vhodné si ozrejmiť zopár užitočných klávesových skratiek, vďaka ktorým obmedzíte prácu s myšou na minimum.

Okamžité editovanie zvolenej bunky: F2

Opakovanie poslednej akcie: F4

Okamžité vytvorenie grafu zo zvolených údajov: F11

Zobrazenie použitých vzorcov: CTRL+(čiarka)

Označenie celého stĺpca: CTRL+(medzerník)

Okamžité vytvorenenie vzorca pre súčet: ALT+=

Vloženie odkazu: CTRL+K

1. Jednoduché označenie celého hárku

Označiť celý hárok je možné už jedným kliknutím do ľavého rohu alebo použiť dobre známu skratku CTRL+A.

Pozrite si10 tipov pre Microsoft Word, o ktorých ste nevedeli

microsoft-excel-11

 

2. Prepínanie sa medzi viacerými tabuľkami

Pri práci s viacerými otvorenými súbormi programu Excel sa vám určite hodí skratka CTRL+TAB, vďaka ktorej sa dokážete rýchlo prepínať medzi otvorenými oknami.

microsoft-excel-12

 

3. Užitočná vizuálna úprava tabuľky

Niektoré tabuľky je vhodné diagonálne predeliť za účelom lepšej orientácie. Pre príklad som si vybral klasickú tabuľku menšieho futbalového turnaja hraného na dva zápasy.

microsoft-excel-16

 

Vybratím stredových buniek už len stačí kliknúť na malý odkaz v sekcii Písmo a následne si vybrať v záložke Orámovanie, aký smer diagonály potrebujete.

microsoft-excel-17

 

4. Vloženie buniek už do existujúcej tabuľky

Väčšie tabuľky s množstvom dát je nutné niekedy editovať a bez vloženia nových riadkov už medzi existujúce záznamy sa nezaobídete.

microsoft-excel-18

 

Požadované riadky skopírujete, potom pravým tlačidlom myši kliknete na požadovaný riadok a ľavým na Vložiť kopírované bunky.

microsoft-excel-19

 

5. Okamžitá ponuka možnosti práce s tabuľkou

Autori programu Microsoft Excel mysleli pri programovaní predovšetkým na uľahčenie práce aj vďaka užitočným skratkám. Ďalšou z nich je okamžité otvorenie ponuky tabuľky.

Pozrite si9 skrytých a užitočných funkcií v Microsoft Outlook

microsoft-excel-20

 

Označením riadkov a stĺpcov vám program zobrazí malé tlačidlo na rohu tabuľky, na ktorého kliknutím alebo stlačením klávesy CTRL otvoríte širokú ponuku práce s tabuľkou.

6. Duplikáty odstránite už jedným kliknutím

Podľa typu tabuľky je vhodné ovládať aj základné skratky či funkcie urýchľujúce ich editovanie a prácu s nimi. Jednou z nich je možnosť odstránenia duplicitných údajov.

microsoft-excel-21

 

Označením celého stĺpca alebo len zvolených riadkov nájdete v záložke Údaje v sekcii Nástroje pre údaje užitočné tlačidlo Odstrániť duplicity.

microsoft-excel-22

 

7. Stĺpec údajov je možné transponovať do riadku

Už vyplnené stĺpce tabuľky nie je nutné opäť prácne prepisovať do riadkov, ale len použiť opäť ďalšiu užitočnú funkciu programu Microsoft Excel.

microsoft-excel-23

 

Kliknutím pravý tlačidlom myši na požadovaný riadok a zvolením Prilepiť špeciálne už iba stačí zaškrtnúť štvorček pri texte Transponovať.

microsoft-excel-24

 

8. Excel vám pomôže pri vytváraní tabuľky

Predovšetkým pri dlhom zozname mien a jeho kopírovaní do tabuľky Excel by vám práca s rozdeľovaním na krstné meno a priezvisko zobrala veľkú časť z vášho času.

microsoft-excel-26

 

Excel opäť ponúka alternatívu, ktorá to urobí za vás. Záložka Údaje ponúka približne v strede funkciu Text na stĺpce, ktorá rozdelí meno do dvoch stĺpcov.

microsoft-excel-27

 

9. Americký dolár je nielen svetové platidlo

Pre príklad som použil už historickú tabuľku prepočítavania korún na eurá. Avšak práve na tejto tabuľke sa dá jednoducho ukázať funkcia znaku $.

Pozrite si10 funkcií programu PowerPoint, ktoré z vás spravia kráľa prezentácií

microsoft-excel-28

 

Pri zadávaní vzorca, ktorý za vás prepočíta požadované sumy, nezabudnite práve na dolár a potom už iba vytvorený vzorec „potiahnite“ až do posledného riadku. Práve $ zabezpečí, že systém bude stále pracovať s bunkou A2 a aj pri posúvaní nadol ju nebude meniť za ďalšiu.

microsoft-excel-34

 

10. Podmienené formátovanie nie je na škodu

Farebné zvýraznenie veľkého množstva čísiel, mien, adries či iných údajov je najjednoduchšie vykonať cez Podmienené formátovanie v záložke Domov.

microsoft-excel-30

 

Označte si všetky riadky alebo aj celý stĺpec a vytvorte nové pravidlo kliknutím na Podmienené formátovanie. Potom si už iba vyberte zo zoznamu, čo vám najviac vyhovuje a aplikujte.

microsoft-excel-31

 

11. Základné vzorce nájdete v pravej časti obrazovky

Nakoniec si ešte pripomenieme základné matematické operácie, ktorými Excel disponuje. Aj bez nutnosti označovanie riadkov či stĺpcov dokážete tieto vzorce okamžite použiť.

microsoft-excel-14

 

Stačí si označiť bunku pod tými už vyplnenými a vybrať si jednu z ponúkaných operácií. Nájdete ich v záložke Domov a pod tlačidlom rozbaľovacej šípky vedľa textu Automatický súčet.

Veríme, že sme vám týmito tipmi ukázali niečo nové, čo efektívne uplatníte v práci, v škole alebo len vo voľnom čase pri práci s programom Microsoft Excel.

ZdrojTECHBOX

Komentáre k článku