Office 365 je ideálny pre efektívnu tímovú spoluprácu

Office 365

Microsoft si pripravil pre spoločnosti zaujímavé balíčky Office 365 s množstvom programov a služieb, ktoré navzájom spolupracujú, a zároveň tak prinášajú používateľom množstvo výhod.

Spolupráca medzi členmi rôznych podnikových tímov patrí medzi dôležité oblasti, na ktoré sa mnohé spoločnosti čoraz viac zameriavajú. Microsoft si je toho vedomý, čomu nasvedčuje i zameranie podnikového balíka Office 365

Kolaborácia kolegov prostredníctvom balíka Office 365 je postavená na prepojení jeho samotných programov a služieb. Jednotné úložisko dát v prostredí One Drive for business vám umožňuje spolupracovať s kolegami v rovnakom čase nad spoločnými dokumentami a vždy máte istotu, že spolu s kolegami pracujete súčasne na poslednej aktuálnej verzii dokumentu.

Tento spôsob spolupráce výrazne zvyšuje efektivitu spolupráce, šetrí čas a zabezpečuje prístup k vždy aktuálnym dokumentom a informáciám.

Podnikový balíček Office 365 Business Premium ponúka viac ako 13 komplexných aplikácií a služieb, medzi ktorými nájdete aj bežne používaný Word, Excel, PowerPoint, Outlook, no nechýba ani OneNote, Publisher či Access, SharePoint, Skype for Business, OneDrive a  podniková sociálna sieť Yammer.

Súčasťou Office 365 sú aj novinky Power Apps na tvorbu vlastných mobilných a webových aplikácií bez potreby programovania, Microsoft Flow pre užívateľsky prívetivé nastavenie automatizovaných procesov alebo aj služby ako Microsoft Bookings, pre vytvorenie rezervačného portálu pre zákazníkov malých podnikateľov či Outlook Customer Manager pre vedenie obchodnej evidencie priamo v prostredí Outlooku.

Najnovšou súčasťou vybraných plánov Office 365 je program Microsoft Teams poskytujúci jednoduchú, a predovšetkým prehľadnú komunikáciu v tíme.

Microsoft Teams

Microsoft Teams si získal v  posledných týždňoch veľa pozornosti a  záujmu verejnosti. Používatelia po celom svete si totiž uvedomujú silu spolupráce v rámci organizácie práve cez Microsoft Teams.

Od ohlásenia preview verzie v novembri 2016 ho začalo využívať 50 000 organizácií vrátane Alaska Airlines, ConocoPhillips, Deloitte, Expedia, J.B. Hunt, J. Walter Thompson, Hendrick Motorsports, Sage, Trek Bicycle a Three UK.

Microsoft Teams spája ľudí, ich konverzácie, obsah a poskytuje nástroje, ktoré tímy potrebujú. Ide o službu integrovanú so známymi aplikáciami Office a od základu postavenú na Office 365 vrátane globálneho zabezpečeného cloudu Microsoftu.

Medzi štyri základné piliere zaujímavej, no predovšetkým užitočnej aplikácie môžeme zaradiť poskytovanie konzistentne fungujúceho a previazaného chatu, ktorý dokáže každého informovať a zapojiť.

Pozrite siMicrosoft Teams: tímová komunikácia na najvyššej úrovni

Druhý pilier predstavuje plná integrácia s Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote a PowerBI, aby sa ľudia dostali k potrebným informáciám a nástrojom jednoduchšie a rýchlejšie.

Ďalšou charakteristikou je možnosť prispôsobenia si pracovného prostredia pomocou prvkov ako Tabs (Záložky), Connector a Bot od partnerských tretích strán, ako aj pomocou známych nástrojov Microsoftu (napr. Microsoft Planner a  Visual Studio Team Services).

Samozrejmosťou je vysoká bezpečnosť, ktorú potvrdzuje vybudovanie Microsoft Teams na hyperškálovateľnej službe Office 365 prinášajúcej pokročilé zabezpečenie podľa očakávaní zákazníkov. Microsoft Teams podporuje celosvetové štandardy ochrany dát vrátane SOC 1, SOC 2, EU Model Clauses, ISO27001 a HIPAA.

Microsoft Office 365 s pracovným priestorom Microsoft Teams umožňuje flexibilnú a okamžitú komunikáciu vášho tímu s možnosťou tímového chatu cez Skype, ktorý je viditeľný pre všetkých členov tímu.ZDROJ | Microsoft

S čoraz viac populárnym programom Microsoft Teams súvisí aj podniková sociálna sieť Yammer. Špecializovaná sociálna sieť je zameraná na komunikáciu, zdieľanie súborov a na spoluprácu vo vytvorených skupinách, ktoré je možné usporadúvať podľa témy, alebo projektu.

Nechýba ani pokročilé vyhľadávanie informácií, ktoré poskytuje prispôsobené výsledky umožňujúce robiť lepšie rozhodnutia a vyvarovať sa tak zbytočným chybám či nedorozumeniam.

Samozrejmosťou je nadpriemerne zabezpečená mobilná aplikácia pre udržiavanie kontaktu s členmi skupiny kdekoľvek a odkiaľkoľvek, ako aj integrácia s ostatnými aplikáciami balíčka Office 365.

Dôkazom skutočnej použiteľnosti v praxi je fakt, že až 85% spoločností rebríčka Fortune 500 (500 amerických súkromných a verejných korporácií zoradených podľa ich hrubého obratu) využíva na spoluprácu sieť Yammer. Medzi najznámejšie firmy patrí napríklad Aon, ABB, DHL, KLM či Shell.

Prepracovaný Outlook, OneDrive a SharePoint

Viete, že Microsoft svoj e-mailový klient Outlook maximálne prispôsobil požiadavkám používateľov? Napríklad nová funkcia Focused Inbox automaticky prioritizuje prichádzajúce správy na základe viacerých kritérií.

Systém napríklad uprednostní správy od osoby, s ktorou komunikujete pravidelne, prípadne správy, ktoré obsahujú blížiaci sa termín dôležitého stretnutia či rokovania.

41% zamestnancov sa vyjadrilo, že podnikové aplikácie pozitívne menia spôsob práce.

Ak je e-mail identifikovaný ako roboticky generovaný, okamžite je zaradený do sekcie ostatných. Ak sa vám však zdá, že niektoré správy algoritmus rozpoznal zle, máte možnosť ich manuálne preradiť a pomôcť tak systému nasledujúce správy správne identifikovať.

Za zmienku stojí aj možnosť @mentions slúžiaca na spomenutie zvolenej osoby v správe s tým, že spomenutá osoba je automaticky zaradená medzi adresátov správy, prijímateľ získa ľahšie prístup ku kontaktom spomenutých osôb, a zároveň dané osoby uvidia, kto ich vo svojich emailoch uvádza.

Pozrite siOffice 365 ponúka špičkové zabezpečenie vašich dát

Vďaka prepojeniu s cloudovým úložiskom OneDrive sa zase vyhnete komplikovanému nahrávaniu a zdieľaniu súborov s kolegami v práci a získate tak prístup k súborom kedykoľvek a kdekoľvek.

Používanie rýchleho a intuitívneho prehliadača zjednodušuje spravovanie, nahrávanie a zdieľanie súborov. Synchronizácia súborov do PC či Macu je navyše jednoduchá, takže máte vždy najnovšiu verziu, či už pracujete online, alebo offline.

V súčasnosti nájdete v podnikoch dvojnásobne viac pracovných tímov, ako pred piatimi rokmi.

Vďaka používaniu OneDrive získate taktiež možnosť jednoduchého zdieľania dokumentov a súborov s kýmkoľvek. Môžete pracovať na tom istom súbore súčasne s ďalšími používateľmi, a zároveň si môžete kedykoľvek prezerať prehľadnú históriu predchádzajúcich úprav.

Aj v tejto oblasti Microsoft kladie dôraz na bezpečnosť, vďaka čomu môžete dôverovať špičkovému zabezpečeniu služieb Office 365, ktoré pomáha chrániť váš obsah v súlade s priemyselnými normami.

Možnosti cloudového úložiska rozširuje aj SharePoint, ktorý vám pomôže udržať si produktivitu, kdekoľvek sa práve nachádzate. Nová aplikácia SharePoint vám umožňuje mať akoby intranet vašej spoločnosti vo vrecku, a tiež mať prístup k dátam tímu a organizácie, ktoré potrebujete na plnenie pracovných úloh.

Spolupracujte na intranete na tímových lokalitách a udržujte si informácie o tom, čo je nové, so zobrazením činnosti tímu na domovskej stránke tímovej lokality a v knižniciach dokumentov.

Skype for Business

Niekedy je v tíme nutná nielen textová, ale aj hlasová komunikácia spojená s vizualizáciou projektov formou zdieľaných prezentácií či dokumentov, ktorú dokonale zabezpečí Skype for Business.

Špecializovaný Skype umožňuje prácu, ako keby ste boli všetci v jednej miestnosti, hoci sa každý nachádzate na inom konci mesta. Nechýbajú ani tímové relácie s  možnosťou spolupráce, rozsiahle vysielanie, alebo telefonické pripojenie ku konferencii prostredníctvom telefónu.

Pomocou Skype for Business môžete teraz môžete teraz využiť jednu platformu na hovory, videokonferencie, videohovory a zdieľanie prezentovaného obsahu.ZDROJ | Microsoft

Pri naplánovanej schôdzi môžete rátať taktiež s vysokým Full HD rozlíšením, možnosťou zobrazenia naživo naraz až 6 osôb, s integrovanou spolutvorbou v  reálnom čase, zdieľaním pracovnej plochy, aplikácií, ale aj powerpointových prezentácií.

Pre tých, ktorí sa nestihnú pripojiť do virtuálnej konferencie, je k dispozícii archív s vysokovýkonným doručením obsahu od Microsoft Azure.

Free Office 365 Trial – vyskúšajte si Office 365 Business Premium zdarma!

Office 365 ponúka pre podniky široké portfólio užitočných programov, ktoré plne využijete aj v mobilných zariadeniach. Jeho poslaním je zefektívniť tímovú prácu v rámci spoločnosti, pritom za najlepší balík Office 365. Business Premium pri ročnej viazanosti zaplatíte 10,50 € (bez DPH) mesačne za používateľa a za najdostupnejší balík Office 365 Business Essentials iba 4,20 € (bez DPH) mesačne za používateľa.

ZdrojOffice 365

Komentáre k článku